CollegeMATE Aplikace

Díky rozsáhlým možnostem filtrování dat je možné vyhledat požadované osoby, přičemž vyhledávání není omezeno úvodním nastavením systému.

V běžných systémech je při doplnění požadavků na vyhledávání údajů nutné provést zdlouhavé a často i nákladné úpravy systému. Tento problém je v ubytovacím systému řešen zavedením filtrů velmi jemné granularity, které je navíc možné skládat podobně jako skládačku.

Jednoduchým příkladem může být vyhledání neplatičů, standardní funkcionalita potřebná v každém ubytovacím systému. Co však v případě, pokud je ze seznamu neplatičů dále nutné vyfiltrovat jen osoby, které jsou ubytovány na konkrétní koleji (nebo její části) a současně mají zahraniční státní příslušnost? Skládání filtrů umožňuje specifikovat právě tyto dodatečné parametry bez nutnosti úpravy systému vždy při vzniku nového požadavku.

Podpora plovoucích dat ještě více usnadňuje práci se systémem a umožňuje filtrování údajů nejen na základě pevně zadaných dat, ale také na základě časových intervalů jako například „zobrazení osob, které byly ubytovány za období posledních 9 dní od aktuálního data“.

V případě potřeby je navíc možné jednotlivé filtry pohodlně vypnout a později znovu zapnout, a to bez nutnosti definovat podmínky a jejich parametry nanovo.

Jelikož vytváření složitějších skupin filtrů může být pro obsluhu časově náročné, jsou nejčastěji používané skupiny filtrů uložené jako profily filtrů. Obsluze proto stačí vybrat si z předdefinovaných profilů filtrů například „Dlužník celkem“ a předpřipravená sada filtrů se okamžitě načte. Načtenou sadu filtrů je navíc možné před aplikováním dále upravit nebo doplnit podle potřeby.

Zatímco běžná obsluha systému si obvykle vystačí s předpřipravenými profily filtrů, pokročilejší obsluha si může načtenou sadu filtrů dále upravovat nebo doplňovat o další filtry. Tímto přístupem se výrazně zvyšuje efektivita práce a to nejen pro běžnou obsluhu systému, ale i pro pokročilé uživatele, jejichž nároky na vyhledávání jsou komplexnější.

V tabulce je zobrazen vyfiltrovaný seznam osob s údaji jako jsou celkový stav osoby (reprezentován barevným proužkem před jménem), číselný identifikátor osoby, příjmení, jméno a stav ubytování. Tento seznam je možné uspořádat kliknutím na příslušný sloupec případně hlavičku údajů, a také je v něm možné vyhledávat podle zobrazených údajů (vyhledávací políčko nad tabulkou). Operace řazení i vyhledávání v tabulce probíhají přímo v prohlížeči, což výrazně zrychluje práci se systémem.

Údaje, které jsou zobrazeny však tvoří pouze část údajů v tabulce. Kromě nich se v ní nachází i další nezobrazená sada sloupců, která jsou přítomna jen v pozadí. Tato množina sloupců obsahuje doplňující údaje jakými jsou například: email, státní občanství, stát trvalého pobytu, informace o schválené rezervaci, aktuální pokoj ubytováním osoby, datum konce semestru, několik informací souvisejících s účtem osoby (stavem plateb) a mnohé další. V případě potřeby je možné tyto údaje doplnit podle aktuálních potřeb ubytovacího zařízení.

Údaje, které jsou zobrazeny však tvoří pouze část údajů v tabulce. Kromě nich se v ní nachází i další nezobrazená sada sloupců, která jsou přítomna jen v pozadí. Tato množina sloupců obsahuje doplňující údaje jakými jsou například: email, státní

občanství, stát trvalého pobytu, informace o schválené rezervaci, aktuální pokoj ubytované osoby, datum konce semestru, několik informací souvisejících s účtem osoby (stavem plateb) a mnohé další. V případě potřeby je možné tyto údaje doplnit podle aktuálních potřeb ubytovacího zařízení.

Tyto standardně nezobrazené údaje se používají při exportech údajů, které jsou dostupné při každém zobrazení tabulky. Export seznamu osob lze provést jednoduchým kliknutím na tlačítko Excel nebo CSV nad tabulkou. Výsledný soubor s údaji z tabulky je následně možné otevřít v programech jako Excel nebo LibreOffice (formát XLSX), nebo v libovolném programu podporujícím textové výstupy (formát CSV).

Po kliknutí na zvolenou osobu se zobrazí detailní informace o osobě, a taktéž se zpřístupní možnosti právě aktivní aplikace jako například: ubytování osob, evidence kaucí a škod, emailová komunikace, informace o platbách nebo odečtu pohledávek. Práce se seznamem osob je identická pro všechny aplikace systému, které pracují s osobami.

Zobrazené detaily o osobě zahrnují relevantní informace potřebné pro proces ubytování. Většina zobrazených údajů je obvykle čerpána z univerzitního informačního systému, ve kterém jsou evidovány všechny osoby studující nebo pracující na univerzitě, přičemž ubytovací systém pracuje s těmito osobami bez nutnosti jejich explicitní evidence.

Synchronizace dat mezi univerzitním informačním systémem a ubytovacím systémem probíhá obvykle automaticky v pravidelných časových intervalech. V případě potřeby je možné tento interval zkrátit pro vybrané časové období (například začátek zimního nebo letního semestru), aby se přenos dat o nových osobách urychlil, případně zpomalil podle aktuálních potřeb.

Kromě základních údajů o osobách z univerzitního informačního systému jsou zobrazeny také informace související s procesem ubytování jakými jsou například: číslo dokladu (občanský průkaz nebo pas), kód ubytovacího průkazu a detailní stav konta ubytované osoby. Detailní stav konta je reprezentován trojicí údajů: dnešní konto, celkové konto a celkový dluh.

Dnešní konto reprezentuje přeplatek nebo nedoplatek k aktuálnímu dni ubytování, tedy jaký by byl výsledný stav konta osoby, kdyby byla odubytovaná k aktuálnímu dni.

Celkové konto reprezentuje přeplatek nebo nedoplatek ke konci aktuálního (nebo nejbližšího) platebního období, tedy jaký by byl výsledný stav konta osoby, kdyby byla odubytovaná do konce platebního období. Toto číslo představuje platební předpis pro další platební období.

Celkový dluh reprezentuje částku, která je k aktuálnímu dni již po splatnosti, tedy číslo které je nutné od ubytované osoby vymáhat nebo alespoň upozornit na nedostatek prostředků na kontě osoby.

Aplikace Osoby » Ubytování umožňuje evidenci ubytování konkrétní osoby v čase, které jsou pro přehlednost znázorněny i graficky na Ganttově časovém diagramu s možností ho ovládat prostřednictvím ovládacích prvků nad diagramem.

Na výše zobrazeném obrázku je pod Ganttova diagramem zobrazena žlutá tabulka pro editování stávajícího ubytování, jejímž prostřednictvím probíhá evidence ubytováni všech osob na kolejích.

Údaje vyplněné v tabulce ubytování jsou automaticky ověřovány systémem a není možné vytvořit záznam, který by narušil integritu ubytovacího systému nebo vedl ke stavu, který je nejednoznačný. Obsluha systému je na případnou chybu upozorněna spolu s jejím popisem, přičemž záznam nelze uložit bez nápravy.

Po uložení správně vyplněných údajů jsou automaticky vygenerovány následující doklady (ve zvoleném jazyce) s okamžitou možností tisku: smlouva o ubytování, anonymizovaná smlouva o ubytování a ubytovací průkaz. Anonymizovaná smlouva o ubytování je navíc automaticky zveřejněna v Centrálním registru smluv (pokud to legislativa vyžaduje).

Pod tabulkou ubytování se nachází detailní seznam všech ubytování zvolené osoby, přičemž po kliknutí na příslušné ubytování je možné změnit jeho parametry. Z bezpečnostních důvodů je možné záznamy nebo určité položky záznamu zamknout, a tím omezit editaci starších záznamů pouze pro vybranou podmnožinu obsluhy.

V případě potřeby je možné jednotlivé ubytování i vymazat, přičemž platí, že běžná obsluha může vymazat záznam pouze v rámci omezeného časového intervalu (například hodina), po tomto časovém intervalu může vymazat záznam pouze nadřízený.

Možnosti ubytování je samozřejmě možné dále rozšířit nebo upravit podle potřeb konkrétního ubytovacího zařízení.

Aplikace Osoby » Kauce a škody slouží k evidenci kaucí a škod pro jednotlivé osoby, přičemž tyto mohou být manuálně zadané nebo automaticky vytvořené systémem při předem specifikovaných událostech.

Ve většině případů ručně zadané škody jde o škody ceníkové, tedy škody, jejichž cena je předem stanovena v ceníku. Mezi takové ceníkové škody patří zejména ztráta klíče a ztráta průkazu.

Výška vybírané kauce je také obvykle určena v ceníku, systém však umožňuje i evidenci takových záznamů, jejichž cena je určena individuálně při vytváření škody nebo kauce.

Při automaticky vytvořené škodě jde vždy o ceníkovou škodu, která vzniká při předem specifikované události. Typickým příkladem automatické škody je pokuta za manuální párování platby, která vzniká vždy, když není možné automatické přiřazení platby (například v případě platby s nesprávným variabilním symbolem), a proto je nutné manuální přiřazení platby obsluhou.

Pro každou kauci nebo škodu je možné zadat datum splatnosti manuálně, v případě, pokud toto datum není zadaný (doporučeno je ho nezadávat), tak je určen systémem automaticky. Automaticky stanovené datum splatnosti je v takovém případě určen jako příslušný počet pracovních dnů od vzniku kauce nebo škody, nebo je posunuta splastnosť až na začátek dalšího platebního období ubytované osoby.

Systém umožňuje evidenci ceny jednotlivých škod v ceníku, přičemž tato cena se navíc může měnit v čase. Granularita ceníku škod a kaucí je až jeden den, díky čemuž je možné měnit ceny v principu i denně.

Aplikace Osoby » Emaily umožňuje detailní přehled automaticky generované (emailové nebo SMS) komunikace pro uchazeče o ubytování a ubytované osoby ze strany systému. Systém generuje nové zprávy při výskytu předem specifikovaných událostí, které mají vliv na průběh ubytování.

Mezi základní události generující nové zprávy patří zejména: možnost podávání žádostí o ubytování pro nový akademický rok, změna ve stavu žádostí o ubytování, přidělení nebo zamítnutí žádosti o ubytování, změny v aktuálním stavu rezervovaných pokojů, schválení nebo zamítnutí konkrétní rezervace pokoje a také výzva k platbě za ubytování.

Nově generované zprávy jsou zpracovány dvoufázově, po vygenerování je zpráva vložena do fronty pro odeslání zpráv a následně čeká předem určený časový interval na samotný proces odeslání.

V případě, pokud v daném časovém intervalu (ještě před odesláním zprávy z fronty) vznikne v systému událost, která mění nebo ruší význam zprávy čekající na odeslání, je tato zpráva z fronty vymazána a je vytvořena nová zpráva (která znovu čeká ve frontě k odeslání). Tento přístup zajišťuje, že v případě omylu na straně obsluhy se o něm uchazeč o ubytování nebo ubytovaná osoba nedozví (za předpokladu, že je omyl napraven v časovém intervalu ještě před samotným odesláním zprávy z fronty).

Systémem vygenerované zprávy není možné upravit ani vymazat, čímž je zajištěna maximální transparentnost. Automatické generování zpráv lze zajistit při jakékoliv události v systému, díky čemuž je možné standardní množinu zpráv kdykoliv rozšířit.

Aplikace Osoby » Platby zajišťuje automatické nebo manuální přiřazování (párování) plateb osobám. Platby jsou do systému importovány z bankovního výpisu automaticky, nebo manuálně, podle možností banky nebo bezpečnostních omezení banky nebo provozovatele systému.

Importované platby nelze žádným způsobem upravovat ani vymazat, což výrazně snižuje potenciální riziko problémů ve finančních reportech, které jsou automaticky generovány pro účetní oddělení provozovatele.

Cílem systému je dosáhnout maximální možnou míru automatizace přiřazování plateb současně s minimalizací rizika nesprávně přiřazených plateb.

Identifikátor platby (obvykle variabilní symbol) proto systém vyhledává ve všech položkách bankovního výpisu (variabilní symbol, identifikace platby, zpráva pro příjemce), což umožňuje automatické přiřazení platby i v případech, kdy nebyly dodrženy pokyny pro platbu za ubytování.

V případě, pokud identifikátor platby nebylo možné nalézt v žádné položce bankovního výpisu (neuvedený nebo nesprávný identifikátor) se systém pokusí najít doporučení, komu by platba mohla patřit, a to na základě historických informací jako například komu byla v minulosti platba ze stejného čísla účtu IBAN přiřazena. Případné doporučení osoby níže, které by mohla platba patřit, je následně zobrazeno obsluze systému, která rozhodne, zda doporučení akceptuje.

Platby, které systém nevěděl automaticky přiřadit žádné osobě je možné přiřadit ručně, stejně je možné automaticky přiřazené platby přeřadit na jinou osobu (v případě, pokud byl při platbě uveden identifikátor nesprávné osoby), nebo je možné platbu označit za trvale ignorovanou.

Aplikace Osoby » Odečet představuje jádro ubytovacího systému a zabezpečuje všechny výpočty související s platbami, předpisy pohledávek a odečty těchto pohledávek. Základní vlastností aplikace je úplná rekonstruovatelnost všech výpočtů bez možnosti jejich ovlivnění ze strany obsluhy nebo správce systému.

Tímto přístupem je možné zaručit predikovatelnost a stabilitu výpočtů, které vycházejí z úplných časových informací evidovaných v systému. Odpočet pohledávek probíhá pro zvolenou osobu a akademický rok vždy jako celek, přičemž tento výpočet trvá maximálně desetiny sekundy. Díky této rychlosti jsou všechny údaje v systému vždy aktuální, a to bez zpoždění, které vzniká při zpracování výpočtů výlučně v dávkách (například jednou za den).

Denní granularita odečtu pohledávek zajišťuje detailní přehled předpisu pohledávek (kterými jsou zejména bytné, kauce a škody) spolu s případnými úroky z prodlení nebo pokutami, jejichž výše je určena z rozdílu požadovaného a skutečného stavu konta ubytované osoby.

Pro výpočet úroků a pokut je možné zvolit roční nebo denní úrok z opožděné částky. V případě, pokud je úroková sazba odvozená od základní sazby Evropské centrální banky, tak systém podporuje automatické získávání této informace přímo z údajů zveřejněných bankou.

Předepsané pohledávky včetně pokut a úroků jsou následně odečteny ze stavu konta ubytované osoby po dnech, přičemž výsledkem tohoto odpočtu je trojice údajů určujících detailní stav konta.

Přepočet konta probíhá okamžitě při všech interních událostech systému (které mají vliv na výsledný stav konta), a také v pravidelných časových intervalech v důsledku externích změn, jako je změna aktuálního data nebo změna údajů v akademickém informačním systému.

Stejně jako je umožněno vyhledávání osob prostřednictvím filtrování dat, je možné vyhledávat i požadované pokoje, přičemž ani v tomto případě vyhledávání není omezeno úvodního nastavení systému.

I vyhledávání pokojů probíhá prostřednictvím filtrů velmi jemné granularity, které lze skládat jako skládačku. Rozdíl mezi vyhledáváním osob a vyhledáváním pokojů spočívá v rozšířené množině filtrů, které souvisí s parametry pokoje jako například: kolej, manuální nebo automatické pohlaví, celková kapacita, dostupná kapacita a podobně.

Mezi nejpoužívanější funkcionalitu při vyhledávání pokojů patří nalezení aktuálně dostupných (volných) pokojů na ubytování.

Tato funkcionalita nemusí být dostačující vzhledem k tomu, že pokoje jsou často rozděleny pro různé skupiny osob jako například: studentská, doktorandská, zahraniční student a také podle pohlaví: mužská, ženská, manželská. I v tomto případě však je prostřednictvím skládání filtrů možné vyfiltrovat pokoje podle potřeby a okamžitě najít pokoj podle požadované kombinace vlastností.

Filtry je i při vyhledávání pokojů možné podle potřeby dočasně vypnout a později znovu zapnout, a to bez nutnosti definovat podmínky a jejich parametry nanovo.

Nejčastěji používané skupiny filtrů jsou i při vyhledávání pokojů uloženy jako profily filtrů. Obsluze proto stačí vybrat si například profil filtrů „pokoj mužská studentská od dnes“ pro načtení předpřipravené sady filtrů. Načtenou sadu filtrů je navíc možné před aplikováním dále upravit nebo doplnit.

Běžná obsluha systému si i v tomto případě obvykle vystačí s předpřipravenými profily filtrů, přičemž pokročilejší obsluha si může načtenou sadu filtrů dále upravovat nebo doplňovat o další filtry.

V tabulce je zobrazen vyfiltrovaný seznam pokojů s údaji jako jsou akuálního stav obsazenosti pokoje (reprezentován barevným proužkem před názvem), název koleje a pokoje, typ pokoje, celková a aktuálně dostupná kapacita pokoje, pohlaví pokoje, procentuální obsazenost pokoje od začátku akademického roku, a akuálního stav dostupnosti pokoje. Seznam je možné uspořádat kliknutím na příslušný sloupec, případně hlavičku údajů, a také je v něm možné vyhledávat podle zobrazených údajů (vyhledávací políčko nad tabulkou). Operace řazení i vyhledávání v tabulce probíhají přímo v prohlížeči, což výrazně zrychluje práci se systémem.

Údaje, které jsou zobrazeny tvoří i v tomto případě jen část údajů v tabulce. Kromě nich se v ní nachází i další nezobrazená množina sloupců, které jsou přítomny jen v pozadí.

Tato množina sloupců obsahuje doplňující údaje, jakými jsou například: aktuální procentuální obsazenost, celková procentuální obsazenost (predikce do budoucna), aktuální počet odbydlených lůžkonocí, celkový počet odbydlených lůžkonocí (predikce), počet odbydlených lůžkonocí za každý měsíc akademického roku jednotlivě (pokud je daný měsíc v budoucnu, jde o predikci) a mnohé další. V případě potřeby je možné tyto údaje doplnit podle aktuálních potřeb ubytovacího zařízení.

I při seznamu pokojů se tyto standardně nezobrazené údaje používají při exportech dat. Export seznamu pokojů lze provést jednoduchým kliknutím na tlačítko Excel nebo CSV nad tabulkou. Výsledný soubor s údaji z tabulky je následně možné otevřít v programech jako Excel nebo LibreOffice (formát XLSX), nebo v libovolném programu podporujícím textové výstupy (formát CSV).

Po kliknutí na zvolený pokoj se zobrazí detailní informace o pokoji, a také se zpřístupní možnosti právě aktivní aplikace. Práce se seznamem pokojů je identická pro všechny aplikace systému, které pracují s pokoji.

Zobrazené detaily o pokoji zahrnují relevantní informace o jeho aktuálním stavu, včetně predikce některých parametrů do budoucnosti.

Informace o pokojích jsou evidovány přímo v ubytovacím systému, v případě potřeby je však možné je synchronizovat i z externího systému provozovatele, a to jak jednorázově, tak i průběžně. Vzhledem k některým dynamicky určeným parametrům pokojů, jako například aktuální pohlaví ubytovaných osob, se však doporučuje používat evidenci údajů o pokojích přímo v ubytovacím systému.

Mezi nejsledovanější parametry pokoje patří jejich aktuální procentuální obsazenost (od začátku akademického roku), protože tento parametr je přímo úměrný celkovému příjmu ubytovacího zařízení.

Pro usnadnění plánování využití kapacity ubytovacího zařízení je tento parametr predikován i do budoucna, přičemž tato predikce je založena na předpokladu, že aktuálně ubytovaný osoby zůstanou nadále ubytovány.

Pro potřeby reportingu se kromě aktuální a predikované procentuální obsazenosti pokoje v systému počítá i aktuální počet odbydlených lůžkonocí a celkový predikovaný počet lůžkonocí do budoucnosti, přičemž tyto údaje jsou počítány nejen pro akademický rok jako celek, ale i zvlášť pro každý měsíc akademického roku.

Všechny zmíněné informace jsou zobrazeny v závislosti na aktuálním datu, buď standardně (pokud jsou uvedeny informace z minulosti a tudíž jsou již definitivní) nebo méně výrazně (v případě pokud jde o predikci do budoucnosti a údaje se ještě pravděpodobně budou měnit).

V závislosti na požadavcích ubytovacího zařízení je možné doplnit i další informace, například zobrazení dat podle typu ubytování, cenové hladiny nebo jiných parametrů.

Aplikace Pokoje » Ubytování umožňuje evidenci ubytování osob na konkrétní pokoj v čase, přičemž tyto ubytování jsou (po jednotlivých lůžkách) znázorněny i graficky na Ganttově časovém diagramu.

Na rozdíl od evidence ubytování konkrétní osoby na různé pokoje v čase (aplikace Osoby » Ubytování) jde v tomto případě o opačný pohled, tedy pohled pokoje a evidenci ubytovaných osob na tomto pokoji v čase.

Jelikož na jednom pokoji je obvykle více lůžek, je ubytovaná osoba automaticky přiřazena na konkrétní lůžko. Automatické určení lůžka využívá přístup, při kterém lze dosáhnout maximální souvislou volnou kapacitu na každém lůžku pokoje.

Údaje vyplněné v tabulce ubytování jsou i v tomto případě automaticky ověřovány systémem a není možné vytvořit záznam, který by narušil integritu ubytovacího systému, nebo vedl ke stavu který je nejednoznačný. Obsluha systému je na případnou chybu upozorněna spolu s jejím popisem, přičemž záznam nelze uložit bez nápravy.

Generování a zveřejnění dokladů jakož i bezpečnostní časové zamykání a ochrana záznamů (nebo jejich částí) probíhá identicky jako v aplikaci Osoby » Ubytování.

Pod tabulkou ubytování se nachází detailní seznam všech ubytovaní na zvoleném pokoji, přičemž tyto ubytování jsou systémem přiřazeny na jednotlivá lůžka. Po kliknutí na příslušné ubytování je i v tomto případě možné změnit jeho parametry.

S ubytováním je tedy možné pracovat v závislosti na zvolené aplikaci podle osob nebo podle pokojů, přičemž oba přístupy jsou ekvivalentní, a je jen na obsluze systému, který přístup v jaké situaci upřednostní.

Aplikace Pokoje » Ceník zajišťuje možnost cenotvorby pro jednotlivé ubytovací zařízení až na úroveň konkrétních pokojů. Většina ubytovacích zařízení zajišťuje různé typy ubytování (studentské, letní studentské, turistické, hostinské a podobně) a proto může být evidence cen velmi komplexní. Komplexnost cenotvorby se projevuje zejména v případech, kdy je nutné určení ceny pro každý pokoj a každý typ ubytování zvlášť.

Pro usnadnění cenotvorby je v ubytovacím systému zavedena speciální cenová hladina (s názvem základní ceník), jejímž prostřednictvím je možné automatické stanovení cen pro ostatní cenové hladiny. Při použití základního ceníku se určí základní cena pokoje (obvykle podle kvantitativních a kvalitativních ukazatelů), a ceny pro ostatní cenové hladiny (obvykle typy ubytování) jsou určeny jako příslušný násobek základní ceny.

Na obrázku výše jsou výsledné ceny znázorněné na Ganttově časovém diagramu pro každou cenovou hladinu zvlášť, přičemž práce s diagramem je možná prostřednictvím ovládacích prvků nad ním.

Kromě určení ceny pro základní ceník je možné určit cenu i pro ostatní cenové hladiny, přičemž v případě pokud je cena určena pro konkrétní cenovou hladinu, tak má přednost před případnou cenou odvozenou ze základního ceníku (oba přístupy je tedy možné kombinovat).

Cena pro zvolenou cenovou hladinu se může měnit v čase, přičemž časová platnost je určena dvojicí dat. Datum zveřejnění je použit k určení data splatnosti pohledávky za příslušné platební období, a datum platnosti určuje datum od kterého je účtována nová cena při odpočtu pohledávek.

Při ubytování osob lze využít i virtuální cenovou hladinu, jejíž cena není specifikována v ceníku, avšak jsou předem určeny pravidla překlápění této cenové hladiny na ostatní cenové hladiny v ceníku. Virtuální cenová hladina se obvykle používá k překlopení standardní ceny za ubytování na zvýšenou cenu, například po ukončení semestru (pro letní ubytování).