CollegeMATE Podpora

Pro každé nové ubytování je nutné zadat číslo občanského průkazu nebo pasu (které jsou obvykle součástí smlouvy o ubytování). Systém aktivně zabraňuje tomu, aby bylo možné použít identické číslo dokladu pro více různých osob. V případě pokud by nastala duplicita dokladů, systém neumožní vytvoření nového ubytování.

Tuto situaci je možné řešit několika způsoby. Nejjednodušším je filtrování osob, kterým už skončil semestr (z jakéhokoliv důvodu) a odubytovat je. Druhým přístupem může být využití automaticky překapující se cenové hladiny, při kterém použije systém po ukončení semestru jinou cenovou hladinu (obvykle s vyšší částkou) a osoba zůstane nadále ubytována.

Nová smlouva o ubytování je automaticky generována vždy při vytvoření nového ubytování (případně změny takových údajů na stávajícím ubytování, které mají vliv na smlouvu). Smlouvy jsou generovány ve formátu PDF z existující šablony (také ve formátu PDF) v libovolném jazyce. Tyto šablony jsou systémem zkopírovány, na přesně určená místa jsou doplněny požadované údaje a doplněná šablona je následně uložena jako nová smlouva o ubytování.

Ano, kromě smlouvy o ubytování se všemi údaji o ubytované osobě, se vytváří i smlouva s anonymizovanými identifikačními údaji pro Centrální registr smluv (CRZ). Tato smlouva je následně prostřednictvím API CRZ automaticky zveřejněna (obvykle s malým časovým zpožděním pro případné vyřešení chybně zadaných údajů ze strany obsluhy).

Podporována je libovolná délka platebního období, od jednoho akademického roku, pololetí, čtvrtletí až po týden respektive den (trvání platebního období je vždy libovolný násobek jednoho dne). Rovněž je podporována možnost platebních období různé délky, například: první platební období dvouměsíční a všechny ostatní měsíční. Jediným omezením je že mezi dvěma po sobě následujícími platebními obdobími nemůže existovat prázdné období (platební období musí následovat bezprostředně po sobě).

Pro první ubytování je možné určit splatnost platby za bydlení manuálně, v kombinaci s rezervačním systémem se však toto datum určuje obvykle automaticky jako jistý počet pracovních dní od schválení rezervace (přičemž za pracovní dny se považují všechny dny kromě víkendů a svátků).

Ano, v takovém případě je nutné uvést datum, ke kterému se vytváří předpis platby pro poslední (které může být současně i prvním) platební období.

Ano, data ubytování od a ubytování do určují časové ohraničení pro potřeby plateb, a data ubytování od (skutečné) a ubytování do (skutečné) určují skutečné ubytování osoby na daném pokoji.

Kauce se považuje za běžnou pohledávku s určenou splatností, a k datu splatnosti je odečtena z konta (účtu) osoby. Následně je kauce ke stanovenému datu (pokud je určen) přičtena k účtu osoby zpět, a daná částka se stává dostupnou pro odečet případných existujících pohledávek. V případě, pokud není toto datum určeno, tak se kauce připočítává k účtu osoby až po odubytovaní.

Ano, je možné definovat několik úrovní kaucí podle konkrétních potřeb ubytovacího zařízení.

Ano, při evidenci škody se určuje kolej, na které škoda vznikla.

Cena kauce i škody se standardně určuje z ceníku (bez možnosti její změny ze strany obsluhy), v případě, pokud jde o nepředvídatelnou škodu (jejíž cena není určena v ceníku), je možné použít speciální typ škody s explicitně určenou cenou.

Splatnost kauce i škody je možné určit manuálně, v případě, pokud splatnost není určena manuálně, tak se určí automaticky ke konci aktuálního platebního období.

Systém vytváří tento typ škody automaticky, a to okamžitě po manuálním naparováním platby. V případě, pokud ubytována osoba ví dokázat, že chyba nastala na straně banky, je možné tuto škodu manuálně vymazat.

Emaily je možné generovat při jakékoliv události (přidání, změna, vymazání) údajů v systému, také je možné je plánovat podle času.

Emaily se generují výlučně automaticky při požadovaných událostech, obsluha nemá možnost systémové emaily vytvářet, modifikovat ani smazat.

V případě, pokud je při ubytování osobě uvedený email nebo telefonní číslo, je možné na tyto údaje kliknout a následně použít libovolný emailový program, případně program na telefonování (Thunderbird, Outlook, Mail, Skype a další).

Ano, ovšem pouze za předpokladu, že zákazník má předplacenou SMS bránu, a přístup k ní zajištěn prostřednictvím speciálního API (application programming interface).

Ano, všechny odeslané emaily (případně SMS) je možné zpětně zobrazit včetně kompletního obsahu.

Platby jsou importovány do systému ve formátu XML, který odpovídá normě ISO 20022, přičemž v případě dostupnosti API (application programming interface) ze strany banky je možné zajistit, aby byl tento import plně automatický.

V případě, že banka nebo bezpečnostní opatření neumožňují přímý přístup k pohybům na účtu, je možné importovat platby i manuálně (ve formátu XML který odpovídá normě ISO 20022).

Platby jsou přiřazovány příslušným osobám na základě identifikátoru (obvykle variabilní symbol) plně automaticky. Pro zvýšení úspěšnosti párování plateb je identifikátor platby vyhledáván ve všech dostupných položkách (nejen přímo ve variabilním symbolu).

Při každé nenapárované i automaticky nebo manuálně napárované platbě je možné změnit osobu, které je příslušná platba přiřazena (napárována).

Ano, v případě potřeby je možné platbu označit za ignorovanou, následně se tato platba systémem už nijak nezpracovává.

V případě, pokud platbu nelze napárovat automaticky (nedostupný nebo chybný identifikátor platby), systém doporučuje osobu níže, které by daná platba mohla patřit. Toto doporučení vychází z historie minulých plateb, které byly přijaty z identického čísla účtu (IBAN).

Odečet pohledávek probíhá okamžitě při jakékoliv související operaci v systému. Mezi takové operace patří například: přidání, změna nebo vymazání ubytování, škody nebo kauce; automatické nebo manuální napárování platby; změna ceny pokoje a mnohé další.

Odečet pohledávek je zobrazen na denní bázi, vždy ke konci aktuálního (případně dalšího) platebního období dopředu.

Denní konto představuje stav odečtu pohledávek k aktuálnímu dni, celkové konto představuje stav odečtu pohledávek ke konci aktuálního (případně dalšího) platebního období a celkový dluh představuje částku z odečtu pohledávek, která je už po splatnosti.

Ano, tak jako všechny seznamy (tabulky) v systému je možné exportovat i průběh odečtu pohledávek, a to buď do formátu XLSX nebo CSV.

Zákonný úrok je počítán v souladu s platnou legislativou (obvykle je definován jako procentuální úrok z opožděné částky za rok). Smluvní pokuta je také počítána jako procentní úrok z opožděné částky, avšak tento úrok je stanoven pro každý den prodlení (ne pro jeden rok).

Ano, ubytovaná osoba má možnost vidět předpokládanou kumulativní částku pro více platebních období dopředu. V případě zaplacení vyšší než požadované částky dopředu, je zbylá částka považována za finanční záruku pro budoucí platební období.

Systém pracuje se všemi kolejemi současně (není nasazen samostatně pro každou kolej), proto automaticky ověřuje, zda je daná osoba ubytována na jakékoli koleji a upozorňuje na případné konflikty. Jedna osoba může být ubytována v jednom čase jen na jednom pokoji v rámci všech kolejí, může však platit za více než jedno lůžko na daném pokoji.

Vytvořením nového ubytování pro danou osobu se automaticky ukončuje předchozí ubytování této osoby (bez nutnosti ukončit toto ubytování manuálně).

Podporováno je hned několik přístupů: explicitně určené pohlaví pro konkrétní pokoj, automatické stanovení pohlaví pokoje podle aktuálně ubytovaných osob, a také přístup bez omezení pohlaví. V případě, pokud se použije automatické omezení pohlaví, tak toto omezení platí vždy jen v konkrétním časovém intervalu (jeden měsíc mohou na pokoji bydlet muži, další dva týdny ženy, ale nikdy ne více pohlaví současně).

Ano, osoby ubytované na pokoji určují takzvané automatické pohlaví pokoje v čase, a systém umožňuje podle tohoto automatického pohlaví i vyhledávat.

Pokoje lze vyhledávat podle koleje, bloku, názvu, kapacity, volné kapacity (v čase), pohlaví pokoje (i automaticky určeného), ubytovaných osob, jakož i všech ostatních parametrů, které s pokojem přímo či nepřímo souvisejí.

Ano, systém umožňuje zobrazení obsazenosti pokojů, a to jak celkové obsazenosti, tak i obsazenosti po měsících (vyjádřeno procentuálně nebo počtem lůžkonocí). Systém navíc podporuje predikci obsazenosti pokojů do budoucnosti, přesněji určuje jaká by byla obsazenost pokoje, kdyby na ní zůstaly bydlet aktuálně ubytované osoby.

Systém umožnuje evidenci cen pokojů pro jednotlivé cenové hladiny dvěma způsoby. Prvním způsobem je explicitní stanovení ceny pro každou cenovou hladinu odděleně, druhým způsobem je určení ceny základní cenové hladiny spolu s koeficienty, které určují ceny ostatních cenových hladin jako příslušný násobek základní cenové hladiny.

Doporučené je určení jedné ceny pro základní cenovou hladinu a koeficientů které určují ceny ostatních cenových hladin jako příslušný násobek základní cenové hladiny. Výhoda tohoto přístupu je, že v případě změny ceny pokoje stačí změnit cenu základní cenové hladiny a všechny ostatní cenové hladiny se přepočítají automaticky.

Ano, i v případě když je cena pro danou cenovou hladinu odvozená od základní cenové hladiny (příslušným koeficientem) je možné tuto cenu manuálně přepsat jinou částkou.

Ano, v případě nutnosti je možné změnit ceník i během probíhajícího platebního období. Pokud splatnost platby za toto platební období již nastala a cena se zvýšila (je vyžadován doplatek), určí systém automaticky datum splatnosti rozdílu mezi původní a novou cenou.

Datum platnosti určuje od jakého data počítá systém odečet pohledávek podle nového ceníku. Datum zveřejnění má vliv na datum splatnosti pohledávky, pro kterou platí nový ceník. V případě, pokud je cena známa dostatečně dopředu (datum zveřejnění) je nový ceník použitý přímo u výzvě k další platbě, v opačném případě se splatnost pohledávky určuje jako příslušný počet pracovních dnů od data zveřejnění nového ceníku.

Ceníky určují ceny pro jednotlivé pokoje a ne pro jednotlivce. Během procesu ubytování osoby je však přímo při vytváření ubytování možné určit (měsíční) cenu pro jednotlivce, v případě pokud je taková cena určena, tak se cena z ceníků ignoruje.

Výstupy pro potřeby účetnictví jsou řešeny prostřednictvím reportů generovaných ve formátu XLSX (pro program Excel) a obsahují informace o všech platbách, ubytováních, kaucích i škodách.

Finanční reporty se generují v pravidelných intervalech automaticky bez jakéhokoliv zásahu obsluhy, a jsou automaticky odesílány emailem na příslušné finanční nebo účetní oddělení. Z pohledu obsluhy je finanční reporting v rozhraní systému neviditelný.

Ve výstupech pro reporting jsou dostupné různé pohledy, pracovat je proto možné jak se společnými výstupy pro osoby, tak i s výstupy pro koleje.

Ano, všechny platby z bankovního výpisu spolu s detailními informacemi o jejich stavu (napárovány, nenapárovány případně ignorovány) jsou dostupné ve finančním reportu.

Pro rychlé ověření správnosti údajů ve finančním reportu je dostupná ověřovací tabulka, která srovnává předpisy plateb a stavy odečtů se stavem konta.

Ve finančních reportech jsou předpřipravené filtry, se kterými je možné pracovat podle potřeby, a to včetně filtrování typu ubytování.