CollegeMATE

Prehľadná evidencia rezervácií a ubytovaní jednotlivých osôb v čase, ktorá je znázornená aj na Ganttovom časovom diagrame. Každá rezervácia aj ubytovanie môžu mať definovanú vlastnú cenovú hladinu, typ platobného obdobia, splatnosť a mnohé ďaľšie parametre.

Pre potreby odpočtu pohľadávok je podporovaná aj možnosť automatickej zmeny cenovej hladiny na existujúcom ubytovaní, a to napríklad v dôsledku konca semestra, ukončenia štúdia alebo inej požadovanej udalosti.

Podpora určenia individuálnej mesačnej ceny pre jednotlivé ubytovanie, ktoré sa následne neriadi štandardnými cenníkmi ubytovania.

Automatické generovanie zmluvy o ubytovaní, anonymizovanej zmluvy o ubytovaní pre Centrálny register zmlúv (aj so zverejnením zmluvy), ako aj študentského preukazu. Uvedené dokumenty sa generujú vo zvolenom jazyku pre konkrétne ubytovanie.

Pre zníženie rizika nevymáhateľných pohľadávok v budúcnosti je možné pre prípadné rizikové skupiny ubytovaných vyberať kaucie, ktoré sú neskôr (zvyčajne po odubytovaní) v čiastočnej alebo úplnej výške vrátené podľa stavu existujúcich pohľadávok.

Kaucie je možné vrátiť aj k pevne určenému dátumu, pričom pri tomto prístupe sa vychádza z predpokladu, že po nejakom čase sa osoba stáva dôveryhodnou a nie je dôvod na ďaľšie pretrvávanie kaucie.

Evidencia bežných cenníkových škôd akými sú napríklad strata kľúča, strata preukazu, pokuta za manuálne párovanie platby a ďaľších sú samozrejmosťou. Pri každej škode je možné určiť dátum splatnosti, pričom v prípade ak tento dátum nie je určený, tak je splatnosť stanovená automaticky.

V prípade nepredvídateľných škôd (poškodenie nábytku, sanity a podobne), ktorých cena nie je dopredu definovaná v cenníku, je možné evidovať všeobecnú škodu s manuálne zadanou cenou.

Základom transparentného procesu ubytovania je informovanosť všetkých zúčastnených strán, ktorá spočíva v automatickom generovaní emailov pri príslušných udalostiach v systéme.

Medzi tieto udalosti patria najmä: otvorenie systému v rámci nového akademického roku (uvítací email), podanie žiadosti pre pridelenie ubytovania, pridelenie alebo zamietnutie ubytovania príslušnou fakultou, schválenie rezervácie izby a výzva k zaplateniu pohľadávok.

Emailové správy sa odosielajú s určitým časovým oneskorením, aby v prípade omylu na strane obsluhy (ubytovanie pridelené nesprávnej osobe) bolo možné chybu napraviť, pričom v prípade opačného rozhodnutia (zamietnuté ubytovanie) v danom časovom okne sa pôvodná správa o pridelení ubytovania ani neodošle.

Manažment prichádzajúcich platieb je v maximálnej možnej miere automatizovaný. Bežne sa pre priradenie platby používa variabilný symbol, systém však podporuje vyhľadávanie identifikátora aj v ďaľších položkách, akými sú identifikácia platby a správa pre prijímateľa. Počet nenapárovaných platieb preto rapidne klesá aj v prípadoch, kedy je identifikátor platby uvedený v nesprávnej položke.

V prípade ak identifikátor platby nie je uvedený (alebo je nesprávny) ponúka systém odporúčanie osoby, ktorej by platba mohla patriť. Toto odporúčanie je založené na informáciách z minulých platieb, ktoré boli napárovné a boli odoslané z identického účtu odosieľatela.

Pracné manuálne dohľadávanie platby je v ubytovacom systéme až tou úplne poslednou možnosťou.

Detailný odpočet pohľadávok patrí medzi najkritickejšie časti systému. Odpočet sa vytvára pre jedno platobné obdobie dopredu, avšak je detailne rozpísaný až na úroveň jednotlivých dní.

Súčasťou systému je aj podpora výpočtu úrokov z omeškania v súlade s platnou legislatívou (v súčasnosti definované ako percentuálny úrok z omeškanej sumy za rok). Okrem úrokov z omeškania je podporovaný aj výpočet zmluvnej pokuty z omeškanej sumy (nad rámec úrokov z omeškania), ako napríklad určité percento z neuhradenej pohľadávky za každý deň omeškania.

V prípade vyberania kaucie za ubytovanie sa v deň uvoľnenia kaucie stáva suma zaplatená za kauciu dostupnou a automaticky sú ňou uhradené prípadné existujúce pohľadávky.

Zatiaľ čo pri ubytovaní osôb sa pracuje s ubytovaniami jednotlivej osoby na (spravidla) rôzne izby v čase, ide v tomto prípade o opačný pohľad na jednotlivú izbu a osoby ubytované na danej izbe v čase.

Ubytovanie je teda možné spravovať ako z pohľadu osôb a ich ubytovaní na izbách, tak aj z pohľadu izieb a osôb ubytovaných na týchto izbách (oba prístupy sú ekvivalentné).

Pri práci s ubytovaniami z pohľadu izieb je navyše dostupná možnosť filtrovania izieb podľa aktuálnej voľnej kapacity, pohlavia určeného na izbách ako aj mnohých ďaľších možností.

V prípade potreby je možné jednotlivé izby čiastočne alebo úplne zneprístupniť. Táto možnosť je vhodná v prípade havarijného stavu izby, poškodenej postele a podobne.

Cenník izieb určuje mesačnú cenu zvolenej izby pre danú cenovú hladinu za jedno lôžko v čase. Ceny je možné meniť kedykoľvek, dokonca aj počas prebiehajúceho platobného obdobia.

V prípade použitia väčšieho počtu rôznych cenových hladín (študentská, zamestnanecká, turistická a podobne) je možné definovať jednu základnú cenovú hladinu a ostatné cenové hladiny určiť ako násobok tejto cenovej hladiny. Pri tomto prístupe sa určí cena izby na základe kvantitatívnych a kvalitatívnych ukazovateľov (plocha izby, stav izby, vybavenie izby) len raz, a cenníky pre ostatné cenové hladiny sú automaticky odvodené od tejto základnej ceny.

Vďaka možnosti meniť aktuálne aj budúce ceny pre každú cenovú hladinu osobitne, sú možnosti cenotvorby takmer neobmedzené.