CollegeMATE Aplikácie

Vďaka rozsiahlym možnostiam filtrovania údajov je možné vyhľadať požadované osoby, pričom vyhľadávanie nie je obmedzené úvodným nastavením systému.

V bežných systémoch je pri dopĺnení požiadaviek na vyhľadávanie údajov nutné vykonať zdĺhavé a často i nákladné úpravy systému. Tento problém je v ubytovacom systéme riešený zavedením filtrov veľmi jemnej granularity, ktoré je naviac možné skladať podobne ako skladačku.

Jednoduchým príkladom može byť vyhľadanie neplatičov, štandardná funkcionalita potrebná v každom ubytovacom systéme. Čo však v prípade, ak je zo zoznamu neplatičov ďalej nutné vyfiltrovať len osoby, ktoré sú ubytované na konkrétnom internáte (alebo jeho časti) a súčasne majú zahraničnú štátnu príslušnosť? Skladanie filtrov umožňuje špecifikovať práve tieto dodatočné parametre bez nutnosti úpravy systému vždy pri vzniku novej požiadavky.

Podpora plávajúcich dátumov ešte viac uľahčuje prácu so systémom a umožňuje filtrovanie údajov nie len na základe pevne zadaných dátumov, ale aj na základe časových intervalov ako napríklad „zobrazenie osôb, ktoré boli ubytované za obdobie posledných 9 dní od aktuálneho dátumu“.

V prípade potreby je naviac možné jednotlivé filtre pohodlne vypnúť a neskôr opätovne zapnúť, a to bez nutnosti definovať podmienky a ich parametre nanovo.

Keďže vytváranie zložitejších skupín filtrov môže byť pre obsluhu časovo náročné, sú najčastejšie používané skupiny filtrov uložené ako profily filtrov. Obsluhe preto stačí vybrať si z preddefinovaných profilov filtrov napríklad „Dlžník celkom“ a predpripravená sada filtrov sa okamžite načíta. Načítanú sadu filtrov je naviac možné pred aplikovaním ďalej upraviť alebo doplniť podľa potreby.

Zatiaľ čo bežná obsluha systému si zvyčajne vystačí s predpripravenými profilmi filtrov, pokročilejšia obsluha si môže načítanú sadu filtrov ďalej upravovať alebo dopĺňať o daľšie filtre. Týmto prístupom sa výrazne zvyšuje efektivita práce a to nie len pre bežnú obsluhu systému, ale aj pre pokročilých používateľov, ktorých nároky na vyhľadávanie sú komplexnejšie.

V tabuľke je zobrazený vyfiltrovaný zoznam osôb s údajmi ako sú celkový stav osoby (reprezentovaný farebným prúžkom pred menom), číselný indentifikátor osoby, priezvisko, meno a stav ubytovania. Tento zoznam je možné usporiadať kliknutím na príslušný stĺpec prípadne hlavičku údajov, a taktiež je v ňom možné vyhľadávať podľa zobrazených údajov (vyhľadávacie políčko nad tabuľkou). Operácie zoradenia aj vyhľadávania v tabuľke prebiehajú priamo v prehliadači, čo výrazne zrýchľuje prácu so systémom.

Údaje, ktoré sú zobrazené však tvoria len časť údajov v tabuľke. Okrem nich sa v nej nachádza aj ďaľšia nezobrazená množina stĺpcov, ktoré sú prítomné len v pozadí. Táto množina stĺpcov obsahuje doplňujúce údaje akými sú napríklad: email, štátne občianstvo, štát trvalého pobytu, informácia o schválenej rezervácii, aktuálna izba ubytovanej osoby, dátum konca semestra, niekoľko informácií súvisiacich s kontom osoby (stavom platieb) a mnohé ďaľšie. V prípade potreby je možné tieto údaje doplniť podľa aktuálnych potrieb ubytovacieho zariadenia.

Údaje, ktoré sú zobrazené však tvoria len časť údajov v tabuľke. Okrem nich sa v nej nachádza aj ďaľšia nezobrazená množina stĺpcov, ktoré sú prítomné len v pozadí. Táto množina stĺpcov obsahuje doplňujúce údaje akými sú napríklad: email, štátne občianstvo, štát trvalého pobytu, informácia o schválenej

rezervácii, aktuálna izba ubytovanej osoby, dátum konca semestra, niekoľko informácií súvisiacich s kontom osoby (stavom platieb) a mnohé ďaľšie. V prípade potreby je možné tieto údaje doplniť podľa aktuálnych potrieb ubytovacieho zariadenia.

Tieto štandardne nezobrazené údaje sa používajú pri exportoch údajov, ktoré sú dostupné pri každom zobrazení tabuľky. Export zoznamu osôb je možné vykonať jednoduchým kliknutím na tlačidlo Excel alebo CSV nad tabuľkou. Výsledný súbor s údajmi z tabuľky je následne možné otvoriť v programoch ako Excel alebo LibreOffice (formát XLSX), alebo v ľubovoľnom programe podporujúcom textové výstupy (formát CSV).

Po kliknutí na zvolenú osobu sa zobrazia detailné informácie o osobe, a taktiež sa sprístupnia možnosti práve aktívnej aplikácie ako napríklad: ubytovanie osôb, evidencia kaucií a škôd, emailová komunikácia, informácie o platbách alebo odpočte pohľadávok. Práca so zoznamom osôb je identická pre všetky aplikácie systému, ktoré pracujú s osobami.

Zobrazené detaily o osobe zahŕňajú relevantné informácie potrebné pre proces ubytovania. Väčšina zobrazených údajov je zvyčajne čerpaná z univerzitného informačného systému, v ktorom sú evidované všetky osoby študujúce alebo pracujúce na univerzite, pričom ubytovací systém pracuje s týmito osobami bez potreby ich explicitnej evidencie.

Synchronizácia údajov medzi univerzitným informačným systémom a ubytovacím systémom prebieha zvyčajne automaticky v pravideľných časových intervaloch. V prípade potreby je možné tento interval skrátiť pre vybrané časové obdobia (napríklad začiatok zimného alebo letného semestra), aby sa prenos údajov o nových osobách urýchlil, prípadne spomalil podľa aktuálnych potrieb.

Okrem základných údajov o osobách z univerzitného informačného systému sú zobrazené aj informácie súvisiace s procesom ubytovania akými sú napríklad: číslo dokladu (občiansky preukaz alebo pas), kód ubytovacieho preukazu a detailný stav konta ubytovanej osoby. Detailný stav konta je reprezentovaný trojicou údajov: dnešné konto, celkové konto a celkový dlh.

Dnešné konto reprezentuje preplatok alebo nedoplatok k aktuálnemu dňu ubytovania, teda aký by bol výsledný stav konta osoby, keby bola odubytovaná k aktuálnemu dňu.

Celkové konto reprezentuje preplatok alebo nedoplatok ku koncu aktuálneho (alebo najbližšieho) platobného odobia, teda aký by bol výsledný stav konta osoby, keby bola odubytovaná ku koncu platobného odobia. Toto číslo predstavuje platobný predpis pre ďaľšie platobné obdobie.

Celkový dlh reprezentuje sumu, ktorá je k aktuálnemu dňu už po splatnosti, teda číslo ktoré je nutné od ubytovanej osoby vymáhať alebo aspoň upozorniť na nedostatok prostriedkov na konte osoby.

Aplikácia Osoby » Ubytovanie umožňuje evidenciu ubytovaní konkrétnej osoby v čase, ktoré sú pre prehľadnosť znázornené aj graficky na Ganttovom časovom diagrame s možnosťou ho ovládať prostredníctvom ovládacích prvkov nad diagramom.

Na vyššie zobrazenom obrázku je pod Ganttovým diagramom zobrazená žltá tabuľka pre editovanie existujúceho ubytovania, prostredníctvom ktorej prebieha evidencia ubytovaní všetkých osôb na internátoch.

Údaje vyplnené v tabuľke ubytovania sú automaticky overované systémom a nie je možné vytvoriť záznam, ktorý by narušil integritu ubytovacieho systému alebo viedol k stavu, ktorý je nejednoznačný. Obsluha systému je na prípadnú chybu upozornená spolu s jej popisom, pričom záznam nie je možné uložiť bez nápravy.

Po uložení správne vyplnených údajov sú automaticky vygenerované nasledovné doklady (vo zvolenom jazyku) s okamžitou možnosťou tlače: zmluva o ubytovaní, anonymizovaná zmluva o ubytovaní a ubytovací preukaz. Anonymizovaná zmluva o ubytovaní je naviac automaticky zverejnená v Centrálnom registry zmlúv prevádzkovanom Úradom vlády SR.

Pod tabuľkou ubytovania sa nachádza detailný zoznam všetkých ubytovaní zvolenej osoby, pričom po kliknutí na príslušné ubytovanie je možné zmeniť jeho parametre. Z bezpečnostných dôvodov je možné záznamy alebo určité položky záznamu zamknúť, a tým obmedziť editáciu starších záznamov len pre vybranú podmnožinu obsluhy.

V prípade potreby je možné jednotlivé ubytovania aj vymazať, pričom platí, že bežná obsluha môže vymazať záznam len v rámci obmedzeného časového intervalu (napríklad hodina), po tomto časovom intervale môže vymazať záznam len nadriadený.

Možnosti ubytovania je samozrejme možné ďalej rozšíriť alebo upraviť podľa potrieb konkrétneho ubytovacieho zariadenia.

Aplikácia Osoby » Kaucie a škody slúži na evidenciu kaucií a škôd pre jednotlivé osoby, pričom tieto môžu byť manuálne zadané alebo automaticky vytvorené systémom pri vopred špecifikovaných udalostiach.

Vo väčšine prípadov manuálne zadanej škody ide o škody cenníkové, teda škody, ktorých cena je vopred stanovená v cenníku. Medzi takéto cenníkové škody patria najmä strata kľúča a strata preukazu.

Výška vyberanej kaucie je taktiež zvyčajne určená v cenníku, systém však umožnuje aj evidenciu takých záznamov, ktorých cena je určená individuálne pri vytváraní škody alebo kaucie.

Pri automaticky vytvorenej škode ide vždy o cenníkovú škodu, ktorá vzniká pri vopred špecifikovanej udalosti. Typickým príkladom automatickej škody je pokuta za manuálne párovanie platby, ktorá vzniká vždy, keď nie je možné automatické priradenie platby (napríklad v prípade platby s nesprávnym variabilným symbolom), a preto je nutné manuálne priradenie platby obsluhou.

Pre každú kauciu alebo škodu je možné zadať dátum splatnosti manuálne, v prípade, ak tento dátum nie je zadaný (odporúča sa ho nezadávať), tak je určený systémom automaticky. Automaticky stanovený dátum splatnosti je v takomto prípade určený ako príslušný počet pracovných dní od vzniku kaucie alebo škody, alebo je posunutá splastnosť až na začiatok ďaľšieho platobného obdobia ubytovanej osoby.

Systém umožňuje evidenciu ceny jednotlivých škôd v cenníku, pričom táto cena sa naviac môže meniť v čase. Granularita cenníka škôd a kaucií je až jeden deň, vďaka čomu je možné meniť ceny v princípe aj denne.

Aplikácia Osoby » Emaily umožňuje detailný prehľad automaticky generovanej (emailovej alebo SMS) komunikácie pre uchádzačov o ubytovanie a ubytované osoby zo strany systému. Systém generuje nové správy pri výskyte vopred špecifikovaných udalostí, ktoré majú vplyv na priebeh ubytovania.

Medzi základné udalosti generujúce nové správy patria najmä: možnosť podávania žiadostí o ubytovanie pre nový akademický rok, zmena v stave žiadostí o ubytovanie, pridelenie alebo zamietnutie žiadosti o ubytovanie, zmeny v aktuálnom stave rezervovaných izieb, schválenie alebo zamietnutie konkrétnej rezervácie izby a taktiež výzva k platbe bytného.

Novo generované správy sú spracované dvojfázovo, po vygenerovaní je správa vložená do fronty pre odoslanie správ a následne čaká vopred určený časový interval na samotný proces odoslania.

V prípade, ak v danom časovom intervale (ešte pred odoslaním správy z fronty) vznikne v systéme udalosť, ktorá mení alebo ruší význam správy čakajúcej na odoslanie, je táto správa z fronty vymazaná a je vytvorená nová správa (ktorá opätovne čaká vo fronte na odoslanie). Tento prístup zabezpečuje, že v prípade omylu na strane obsluhy sa o ňom uchádzač o ubytovanie alebo ubytovaná osoba nedozvie (za predpokladu, že je daný omyl napravený v časovom intervale ešte pred samotným odoslaním správy z fronty).

Systémom vygenerované správy nie je možné upraviť ani vymazať, čím je zabezpečená maximálna transparentnosť. Automatické generovanie správ je možné zabezpečiť pri akejkoľvek udalosti v systéme, vďaka čomu je možné štandardnú množinu správ kedykoľvek rozšíriť.

Aplikácia Osoby » Platby zabezpečuje automatické alebo manuálne priraďovanie (párovanie) platieb osobám. Platby sú do systému importované z bankového výpisu automaticky, alebo manuálne, podľa možností banky alebo bezpečnostných obmedzení banky alebo prevádzkovateľa systému.

Importované platby nie je možné žiadnym spôsobom upravovať ani vymazať, čo výrazne znižuje potenciálne riziko problémov vo finančných reportoch, ktoré sú automaticky generované pre účtovné oddelenie prevádzkovateľa.

Cieľom systému je dosiahnuť maximálnu možnú mieru automatizácie priraďovania platieb súčasne s minimalizáciou rizika nesprávne priradených platieb.

Identifikátor platby (zvyčajne variabilný symbol) preto systém vyhľadáva vo všetkých položkách bankového výpisu (variabilný symbol, identifikácia platby, správa pre prijímateľa), čo umožňuje automatické priradenie platby aj v prípadoch, kedy neboli dodržané pokyny pre platbu bytného.

V prípade, ak identifikátor platby nebolo možné nájsť v žiadnej položke bankového výpisu (neuvedený alebo nesprávny identifikátor) sa systém pokúsi nájsť odporúčanie, komu by platba mohla patriť, a to na základe historických informácií ako napríklad komu bola v minulosti platba z rovnakého čísla účtu IBAN priradená. Prípadné odporúčanie osoby, ktorej by mohla platba patriť, je následne zobrazené obsluhe systému, ktorá rozhodne, či odporúčanie akceptuje.

Platby, ktoré systém nevedel automaticky priradiť žiadnej osobe je možné priradiť manuálne, rovnako je možné automaticky priradené platby preradiť na inú osobu (v prípade, ak bol pri platbe uvedený identifikátor nesprávnej osoby), alebo je možné platbu označiť za trvale ignorovanú.

Aplikácia Osoby » Odpočet predstavuje jadro ubytovacieho systému a zabezpečuje všetky výpočty súvisiace s platbami, predpismi pohľadávok a odpočtami týchto pohľadávok. Základnou vlastnosťou aplikácie je úplná rekonštruovateľnosť všetkých výpočtov bez možnosti ich ovplyvnenia zo strany obsluhy alebo správcu systému.

Týmto prístupom je možné zaručiť predikovaľnosť a stabilitu výpočtov, ktoré vychádzajú z úplných časových informácií evidovaných v systéme. Odpočet pohľadávok prebieha pre zvolenú osobu a akademický rok vždy ako celok, pričom tento výpočet trvá maximálne desatiny sekundy. Vďaka tejto rýchlosti sú všetky údaje v systéme vždy aktuálne, a to bez oneskorenia, ktoré vzniká pri spracovaní výpočtov výlučne v dávkach (napríklad raz za deň).

Denná granularita odpočtu pohľadávok zabezpečuje detailný prehľad predpisu pohľadávok (ktorými sú najmä bytné, kaucie a škody) spolu s prípadnými úrokmi z omeškania alebo pokutami, ktorých výška je určená z rozdielu požadovaného a skutočného stavu konta ubytovanej osoby.

Pre výpočet úrokov a pokút je možné zvoliť ročný alebo denný úrok z omeškanej sumy. V prípade, ak je úroková sadzba odvodená od základnej sadzby Európskej centrálnej banky, tak systém podporuje automatické získavanie tejto informácie priamo z údajov zverejnených bankou.

Predpísané pohľadávky vrátane pokút a úrokov sú následne odpočítané zo stavu konta ubytovanej osoby po dňoch, pričom výsledkom tohto odpočtu je trojica údajov určujúcich detailný stav konta.

Prepočet konta prebieha okamžite pri všetkých interných udalostiach systému (ktoré majú vplyv na výsledný stav konta), a taktiež v pravideľných časových intervaloch v dôsledku externých zmien, akými sú zmena aktuálneho dátumu alebo zmena údajov v akademickom informačnom systéme.

Rovnako ako je umožnené vyhľadávanie osôb prostredníctvom filtrovania údajov, je možné vyhľadávať aj požadované izby, pričom ani v tomto prípade vyhľadávanie nie je obmedzené uvodným nastavením systému.

Aj vyhľadávanie izieb prebieha prostredníctvom filtrov veľmi jemnej granularity, ktoré je možné skladať ako skladačku. Rozdiel medzi vyhľadávaním osôb a vyhľadávaním izieb spočíva v rozšírenej množine filtrov, ktoré súvisia s parametrami izby ako napríklad: internát, manuálne alebo automatické pohlavie, celková kapacita, dostupná kapacita a podobne.

Medzi najpoužívanejšiu funkcionalitu pri vyhľadávaní izieb patrí nájdenie aktuálne dostupných (voľných) izieb na ubytovanie.

Táto funkcionalita však nemusí byť dostačujúca vzhľadom k tomu, že izby sú často rozdelené pre rôzne skupiny osôb ako napríklad: študentská, doktorandská, zahraničný študent a taktiež podľa pohlavia: mužská, ženská, manželská. Aj v tomto prípade však je prostredníctvom skladania filtrov možné vyfiltrovať izby podľa potreby a okamžite nájsť izbu podľa požadovanej kombinácie vlastností.

Filtre je aj pri vyhľadávaní izieb možné podľa potreby dočasne vypnúť a neskôr opätovne zapnúť, a to bez nutnosti definovať podmienky a ich parametre nanovo.

Najčastejšie používané skupiny filtrov sú aj pri vyhľadávaní izieb uložené ako profily filtrov. Obsluhe preto stačí vybrať si napríklad profil filtrov „Izba mužská študentská od dnes“ pre načítanie predpripravenej sady filtrov. Načítanú sadu filtrov je naviac možné pred aplikovaním ďalej upraviť alebo doplniť.

Bežná obsluha systému si aj v tomto prípade zvyčajne vystačí s predpripravenými profilmi filtrov, pričom pokročilejšia obsluha si môže načítanú sadu filtrov ďalej upravovať alebo dopĺňať o daľšie filtre.

V tabuľke je zobrazený vyfiltrovaný zoznam izieb s údajmi ako sú akuálny stav obsadenosti izby (reprezentovaný farebným prúžkom pred názvom), názov internátu a izby, typ izby, celková a aktuálne dostupná kapacita izby, pohlavie izby, percentuálna obsadenosť izby od začiatku akademického roku, a akuálny stav dostupnosti izby. Zoznam je možné usporiadať kliknutím na príslušný stĺpec, prípadne hlavičku údajov, a taktiež je v ňom možné vyhľadávať podľa zobrazených údajov (vyhľadávacie políčko nad tabuľkou). Operácie zoradenia aj vyhľadávania v tabuľke prebiehajú priamo v prehliadači, čo výrazne zrýchľuje prácu so systémom.

Údaje, ktoré sú zobrazené tvoria aj v tomto prípade len časť údajov v tabuľke. Okrem nich sa v nej nachádza aj ďaľšia nezobrazená množina stĺpcov, ktoré sú prítomné len v pozadí.

Táto množina stĺpcov obsahuje doplňujúce údaje, akými sú napríklad: aktuálna percentuálna obsadenosť, celková percentuálna obsadenosť (predikcia do budúcnosti), aktuálny počet prebývaných lôžkonocí, celkový počet prebývaných lôzkonocí (predikcia), počet prebývaných lôžkonocí za každý mesiac akademického roku jednotlivo (pokiaľ je daný mesiac v budúcnosti, ide o predikciu) a mnohé ďaľšie. V prípade potreby je možné tieto údaje doplniť podľa aktuálnych potrieb ubytovacieho zariadenia.

Aj pri zozname izieb sa tieto štandardne nezobrazené údaje používajú pri exportoch údajov. Export zoznamu izieb je možné vykonať jednoduchým kliknutím na tlačidlo Excel alebo CSV nad tabuľkou. Výsledný súbor s údajmi z tabuľky je následne možné otvoriť v programoch ako Excel alebo LibreOffice (formát XLSX), alebo v ľubovoľnom programe podporujúcom textové výstupy (formát CSV).

Po kliknutí na zvolenú izbu sa zobrazia detailné informácie o izbe, a taktiež sa sprístupnia možnosti práve aktívnej aplikácie. Práca so zoznamom izieb je identická pre všetky aplikácie systému, ktoré pracujú s izbami.

Zobrazené detaily o izbe zahŕňajú relevantné informácie o jej aktuálnom stave, vrátane predikcie niektorých parametrov do budúcnosti.

Informácie o izbách sú evidované priamo v ubytovacom systéme, v prípade potreby je však možné ich synchronizovať aj z externého systému prevádzkovateľa, a to ako jednorázovo, tak aj priebežne. Vzhľadom k niektorým dynamicky určeným parametrom izieb, ako napríklad aktuálne pohlavie ubytovaných osôb, sa však odporúča používať evidenciu údajov o izbách priamo v ubytovacom systéme.

Medzi najsledovanejšie parametre izby patrí ich aktuálna percentuálna obsadenosť (od začiatku akademického roku), pretože tento parameter je priamo úmerný celkovému príjmu ubytovacieho zariadenia.

Pre uľahčenie plánovania využitia kapacity ubytovacieho zariadenia je tento parameter predikovaný aj do budúcnosti, pričom táto predikcia je založená na predpoklade, že aktuálne ubytované osoby zostanú naďalej ubytované.

Pre potreby reportingu sa okrem aktuálnej a predikovanej percentuálnej obsadenosti izby v systéme počíta aj aktuálny počet prebývaných lôžkonocí a celkový predikovaný počet lôzkonocí do budúcnosti, pričom tieto údaje sú počítané nie len pre akademický rok ako celok, ale aj osobitne pre každý mesiac akademického roku.

Všetky spomenuté informácie sú zobrazené v závislosti od aktuálneho dátumu, buď štandardne (ak sú uvedené informácie z minulosti a teda sú už definitívne) alebo menej výrazne (v prípade ak ide o predikciu do budúcnosti a údaje sa ešte pravdepodobne budú meniť).

V závislosti od požiadaviek ubytovacieho zariadenia je možné doplniť aj ďaľšie informácie, napríklad zobrazenie údajov podľa typu ubytovania, cenovej hladiny alebo iných parametrov.

Aplikácia Izby » Ubytovanie umožňuje evidenciu ubytovaní osôb na konkrétnu izbu v čase, pričom tieto ubytovania sú (po jednotlivých lôžkach) znázornené aj graficky na Ganttovom časovom diagrame.

Na rozdiel od evidencie ubytovaní konkrétnej osoby na rôzne izby v čase (aplikácia Osoby » Ubytovanie) ide v tomto prípade o opačný pohľad, teda pohľad izby a evidenciu ubytovaných osôb na tejto izbe v čase.

Keďže na jednej izbe je zvyčajne viac lôžok, je ubytovaná osoba automaticky priradená na konkrétne lôžko. Automatické určenie lôžka využíva prístup, pri ktorom je možné dosiahnuť maximálnu súvislú voľnú kapacitu na každom lôžku izby.

Údaje vyplnené v tabuľke ubytovania sú aj v tomto prípade automaticky overované systémom a nie je možné vytvoriť záznam, ktorý by narušil integritu ubytovacieho systému, alebo viedol k stavu ktorý je nejednoznačný. Obsluha systému je na prípadnú chybu upozornená spolu s jej popisom, pričom záznam nie je možné uložiť bez nápravy.

Generovanie a zverejnenie dokladov ako aj bezpečnostné časové zamykanie a ochrana záznamov (alebo ich častí) prebieha identicky ako v aplikácii Osoby » Ubytovanie.

Pod tabuľkou ubytovania sa nachádza detailný zoznam všetkých ubytovaní na zvolenej izbe, pričom tieto ubytovania sú systémom priradené na jednotlivé lôžka. Po kliknutí na príslušné ubytovanie je aj v tomto prípade možné zmeniť jeho parametre.

S ubytovaniami je teda možné pracovať v závislosti od zvolenej aplikácie podľa osôb alebo podľa izieb, pričom oba prístupy sú ekvivalentné, a je len na obsluhe systému, ktorý prístup v akej situácii uprednostní.

Aplikácia Izby » Cenník zabezpečuje možnosť cenotvorby pre jednotlivé ubytovacie zariadenia až na úroveň konkrétnych izieb. Väčšina ubytovacích zariadení zabezpečuje rôzne typy ubytovania (študentské, letné študentské, turistické, hosťovské a podobne) a preto môže byť evidencia cien veľmi komplexná. Komplexnosť cenotvorby sa prejavuje najmä v prípadoch, kedy je nutné určenie ceny pre každú izbu a každý typ ubytovania osobitne.

Pre uľahčenie cenotvorby je v ubytovacom systéme zavedená špeciálna cenová hladina (s názvom základný cenník), prostredníctvom ktorej je možné automatické určenie cien pre ostatné cenové hladiny. Pri použití základného cenníka sa určí základná cena izby (zvyčajne podľa kvantitatívnych a kvalitatívnych ukazovateľov), a ceny pre ostatné cenové hladiny (zvyčajne typy ubytovania) sú určené ako príslušný násobok základnej ceny.

Na obrázku vyššie sú výsledné ceny znázornené na Ganttovom časovom diagrame pre každú cenovú hladinu osobitne, pričom práca s diagramom je možná prostredníctvom ovládacích prvkov nad ním.

Okrem určenia ceny pre základný cenník je možné určiť cenu aj pre ostatné cenové hladiny, pričom v prípade ak je cena určená pre konkrétnu cenovú hladinu, tak má prednosť pred prípadnou cenou odvodenou zo základného cenníka (oba prístupy je teda možné kombinovať).

Cena pre zvolenú cenovú hladinu sa môže meniť v čase, pričom časová platnosť je určená dvojicou dátumov. Dátum zverejenia je použitý na určenie dátumu splatnosti pohľadávky za príslušné platobné obdobie, a dátum platnosti určuje dátum od ktorého je účtovaná nová cena pri odpočte pohľadávok.

Pri ubytovaní osôb možné využiť aj virtuálnu cenovú hladinu, ktorej cena nie je špecifikovaná v cenníku, avšak sú dopredu určené pravidlá preklápania tejto cenovej hladiny na ostatné cenové hladiny v cenníku. Virtuálna cenová hladina sa zvyčajne používa na preklopenie štandardnej ceny za ubytovanie na zvýšenú cenu, napríklad po ukončení semestra (pre letné ubytovanie).