CollegeMATE

Přehledná evidence rezervací a ubytováni jednotlivých osob v čase, která je znázorněna i na Ganttově časovém diagramu. Každá rezervace i ubytování mohou mít definovanou vlastní cenovou hladinu, typ platebního období, splatnost a mnohé další parametry.

Pro potřeby odečtu pohledávek je podporována i možnost automatické změny cenové hladiny na stávajícím ubytování, a to například v důsledku konce semestru, ukončení studia nebo jiné požadované události.

Podpora určení individuální měsíční ceny pro jednotlivé ubytování, které se následně neřídí standardními ceníky ubytování.

Automatické generování smlouvy o ubytování, anonymizované smlouvy o ubytování pro Centrální registr smluv (i se zveřejněním smlouvy), jakož i studentského průkazu. Uvedené dokumenty se generují ve zvoleném jazyce pro konkrétní ubytování.

Pro snížení rizika nevymahatelným pohledávek v budoucnu je možné pro případné rizikové skupiny ubytovaných vybírat kauce, které jsou později (obvykle po odubytovaní) v částečné nebo úplné výši vráceny podle stavu existujících pohledávek.

Kauce je možné vrátit rovněž k pevně určenému datu, přičemž při tomto přístupu se vychází z předpokladu, že po nějakém čase se osoba stává důvěryhodnou a není důvod na další přetrvávání kauce.

Evidence běžných ceníkových škod jakými jsou například ztráta klíče, ztráta průkazu, pokuta za manuální párování platby a dalších jsou samozřejmostí. U každé škody je možné určit datum splatnosti, přičemž v případě pokud toto datum není určeno, tak je splatnost stanovena automaticky.

V případě nepředvídatelných škod (poškození nábytku, sanity a podobně), jejichž cena není předem definována v ceníku, je možné evidovat obecnou škodu s manuálně zadanou cenou.

Základem transparentního procesu ubytování je informovanost všech zúčastněných stran, která spočívá v automatickém generování emailů při příslušných událostech v systému.

Mezi tyto události patří zejména: otevření systému v rámci nového akademického roku (uvítací email), podání žádosti pro přidělení ubytování, přidělení nebo zamítnutí ubytování příslušnou fakultou, schválení rezervace pokoje a výzva k zaplacení pohledávek.

Emailové zprávy se odesílají s určitým časovým zpožděním, aby v případě omylu na straně obsluhy (ubytování přidělené nesprávné osobě) bylo možné chybu napravit, přičemž v případě opačného rozhodnutí (zamítnuté ubytování) v daném časovém okně se původní zpráva o přidělení ubytování ani neodešle.

Management příchozích plateb je v maximální možné míře automatizovaný. Běžně se pro přiřazení platby používá variabilní symbol, systém však podporuje vyhledávání identifikátoru i v dalších položkách, jakými jsou identifikace platby a zpráva pro příjemce. Počet nenapárovaných plateb proto rapidně klesá i v případech, kdy je identifikátor platby uveden v nesprávné položce.

V případě pokud identifikátor platby není uveden (nebo je nesprávný) nabízí systém doporučení osoby níže, které by platba mohla patřit. Toto doporučení je založeno na informacích z minulých plateb, které byly napárovné a byly odeslány z identického účtu odesílatele.

Pracné manuální dohledávání platby je v ubytovacím systému až tou úplně poslední možností.

Detailní odečet pohledávek patří mezi nejkritičtější části systému. Odečet se vytváří předem pro jedno platební období, avšak je detailně rozepsán až na úroveň jednotlivých dní.

Součástí systému je i podpora výpočtu úroků z prodlení v souladu s platnou legislativou (v současnosti definovány jako procentuální úrok z opožděné částky za rok). Kromě úroků z prodlení je podporován i výpočet smluvní pokuty z opožděné částky (nad rámec úroku z prodlení), jako například určité procento z neuhrazené pohledávky za každý den prodlení.

V případě vybírání kauce za ubytování se v den uvolnění kauce stává částka zaplacená za kauci dostupnou a automaticky jsou ní uhrazeny případné stávající pohledávky.

Zatímco při ubytování osob se pracuje s ubytováním jednotlivé osoby na (zpravidla) různé pokoje v čase, jde v tomto případě o opačný pohled na jednotlivý pokoj a osoby ubytované na daném pokoji v čase.

Ubytování je tedy možné spravovat jak z pohledu osob a jejich ubytování na pokojích, tak i z pohledu pokojů a osob ubytovaných na těchto pokojích (oba přístupy jsou ekvivalentní).

Při práci s ubytováním z pohledu pokojů je navíc dostupná možnost filtrování pokojů podle aktuální volné kapacity, pohlaví určeného na pokojích i mnoha dalších možností.

V případě potřeby je možné jednotlivé pokoje částečně nebo úplně znepřístupnit. Tato možnost je vhodná v případě havarijního stavu pokoje, poškozené postele a podobně.

Ceník pokojů určuje měsíční cenu vybraného pokoje pro danou cenovou hladinu za jedno lůžko v čase. Ceny je možné měnit kdykoliv, dokonce i během probíhajícího platebního období.

V případě použití většího počtu různých cenových hladin (studentská, zaměstnanecká, turistická a podobně) lze definovat jednu základní cenovou hladinu a ostatní cenové hladiny určit jako násobek této cenové hladiny. Při tomto přístupu se určí cena pokoje na základě kvantitativních a kvalitativních ukazatelů (plocha pokoje, stav pokoje, vybavení pokoje) pouze jednou, a ceníky pro ostatní cenové hladiny jsou automaticky odvozeny od této základní ceny.

Díky možnosti měnit aktuální i budoucí ceny pro každou cenovou hladinu odděleně, jsou možnosti cenotvorby téměř neomezené.