CollegeMATE Podpora

Pre každé nové ubytovanie je nutné zadať číslo občianskeho preukazu alebo pasu (ktoré sú zvyčajne súčasťou zmluvy o ubytovaní). Systém aktívne zabraňuje tomu, aby bolo možné použiť identické číslo dokladu pre viacero rôznych osôb. V prípade ak by nastala duplicita dokladov, systém neumožní vytvorenie nového ubytovania.

Túto situáciu je možné riešit viacerými spôsobmi. Najjednoduchším je vyfiltrovanie osôb, ktorým už skončil semester (z akéhokoľvek dôvodu) a odubytovať ich. Druhým prístupom môže byť využitie automaticky preklápajúcej sa cenovej hladiny, pri ktorom použije systém po ukončení semestra inú cenovú hladinu (zvyčajne s vyššou sumou) a osoba zostane naďalej ubytovaná.

Nová zmluva o ubytovaní je automaticky generovaná vždy pri vytvorení nového ubytovania (prípadne zmeny takých údajov na existujúcom ubytovaní, ktoré majú vplyv na zmluvu). Zmluvy sú generované vo formáte PDF z existujúcej šablóny (taktiež vo formáte PDF) v ľubovoľnom jazyku. Tieto šablóny sú systémom skopírované, na presne určené miesta sú doplnené požadované údaje a doplnená šablóna je následne uložená ako nová zmluva o ubytovaní.

Áno, okrem zmluvy o ubytovaní so všetkými údajmi o ubytovanej osobe, sa vytvára aj zmluva s anonymizovanými identifikačnými údajmi pre Centrálny register zmlúv (CRZ). Táto zmluva je následne prostredníctvom API CRZ automaticky zverejnená (zvyčajne s malým časovým oneskorením pre prípadné vyriešenie chybne zadaných údajov zo strany obsluhy).

Podporovaná je ľubovoľná dĺžka platobného odobia, od jedného akademického roku, polroku, štvrťroku až po týždeň respektívne deň (trvanie platobného obdobia je vždy ľubovolný násobok jedného dňa). Taktiež je podporovaná možnosť platobných období rôznej dĺžky, napríklad: prvé platobné obdobie dvojmesačné a všetky ostatné mesačné. Jediným obmedzením je že medzi dvomi po sebe nasledujúcimi platobnými obdobiami nemôže existovať prázdne obdobie (platobné obdobia musia nasledovať bezprostredne po sebe).

Pre prvé ubytovanie je možné určiť splatnosť platby za bytné manuálne, v kombinácii s rezervačným systémom sa však tento dátum určuje zvyčajne automaticky ako istý počet pracovných dní od schválenia rezervácie (pričom za pracovné dni sa považujú všetky dni okrem víkendov a sviatkov).

Áno, v takomto prípade je nutné uviesť dátum, ku ktorému sa vytvára predpis platby pre posledné (ktoré môže byť súčasne aj prvým) platobné obdobie.

Áno, dátumy ubytovanie od a ubytovanie do určujú časové ohraničenie pre potreby platieb, a dátumy ubytovanie od (skutočné) a ubytovanie do (skutočné) určujú skutočné ubytovanie osoby na danej izbe.

Kaucia sa považuje za bežnú pohľadávku s určenou splatnosťou, a k dátumu splatnosti je odpočítaná z konta (účtu) osoby. Následne je kaucia k stanovenému dátumu (ak je určený) pripočítaná ku kontu osoby späť, a daná suma sa stáva dostupnou pre odpočet prípadných existujúcich pohľadávok. V prípade, ak nie je tento dátum určený, tak sa kaucia pripočítava ku kontu osoby až po odubytovaní.

Áno, je možné definovať viacero úrovní kaucií podľa konkrétnych potrieb ubytovacieho zariadenia.

Áno, pri evidencii škody sa určuje internát, na ktorom škoda vznikla.

Cena kaucie aj škody sa štandardne určuje z cenníka (bez možnosti jej zmeny zo strany obsluhy), v prípade, ak ide o nepredvídateľnú škodu (ktorej cena nie je určená v cenníku), je možné použiť špeciálny typ škody s explicitne určenou cenou.

Splatnosť kaucie aj škody je možné určiť manuálne, v prípade, ak splatnosť nie je určená manuálne, tak sa určí automaticky ku koncu aktuálneho platobného obdobia.

Systém vytvára tento typ škody automaticky, a to okamžite po manuálnom napárovaní platby. V prípade, ak ubytovaná osoba vie dokázať, že chyba nastala na strane banky, je možné túto škodu manuálne vymazať.

Emaily je možné generovať pri akejkoľvek udalosti (pridanie, zmena, vymazanie) údajov v systéme, taktiež je možné ich plánovať podľa času.

Emaily sa generujú výlučne automaticky pri požadovaných udalostiach, obsluha nemá možnosť systémové emaily vytvárať, modifikovať ani zmazať.

V prípade, ak je pri ubytovanej osobe uvedený email alebo telefónne číslo, je možné na tieto údaje kliknúť a následne použiť ľubovoľný emailový program, prípadne program na telefonovanie (Thunderbird, Outlook, Mail, Skype a ďaľšie).

Áno, avšak len za predpokladu, že zákazník má predplatenú SMS bránu, a prístup k nej zabezpečený prostredníctvom špeciálneho API (application programming interface).

Áno, všetky odoslané emaily (prípadne SMS) je možné spätne zobraziť vrátane kompletného obsahu.

Platby sú importované do systému vo formáte XML, ktorý vyhovuje štandardu ISO 20022, pričom v prípade dostupnosti API (application programming interface) zo strany banky je možné zabezpečiť, aby bol tento import plne automatický.

V prípade, ak banka alebo bezpečnostné opatrenia neumožňujú priamy prístup k pohybom na účte, je možné importovať platby aj manuálne (vo formáte XML ktorý vyhovuje štandardu ISO 20022).

Platby sú priraďované príslušným osobám na základe identifikátora (zvyčajne variabilný symbol) plne automaticky. Pre zvýšenie úspešnosti párovania platieb je identifikátor platby vyhľadávaný vo všetkých dostupných položkách (nie len priamo vo variabilnom symbole).

Pri každej nenapárovanej aj automaticky alebo manuálne napárovanej platbe je možné zmeniť osobu, ktorej je príslušná platba priradená (napárovaná).

Áno, v prípade potreby je možné platbu označiť za ignorovanú, následne sa takáto platba systémom už nijako nespracováva.

V prípade, ak platbu nie je možné napárovať automaticky (nedostupný alebo chybný identifikátor platby), systém odporúča osobu, ktorej by daná platba mohla patriť. Toto odporúčanie vychádza z histórie minulých platieb, ktoré boli prijaté z identického čísla účtu (IBAN).

Odpočet pohľadávok prebieha okamžite pri akejkoľvek súvisiacej operácii v systéme. Medzi takéto operácie patrí napríklad: pridanie, zmena alebo vymazanie ubytovania, škody alebo kaucie; automatické alebo manuálne napárovanie platby; zmena ceny izby a mnohé ďaľšie.

Odpočet pohľadávok je zobrazený na dennej báze, vždy ku koncu aktuálneho (prípadne ďaľšieho) platobného obdobia dopredu.

Denné konto predstavuje stav odpočtu pohľadávok k aktuálnemu dňu, celkové konto predstavuje stav odpočtu pohľadávok ku koncu aktuálneho (prípadne ďaľšieho) platobného obdobia a celkový dlh predstavuje čiastku z odpočtu pohľadávok, ktorá je už po splatnosti.

Áno, tak ako všetky zoznamy (tabuľky) v systéme je možné exportovať aj priebeh odpočtu pohľadávok, a to buď do formátu XLSX alebo CSV.

Zákonný úrok je počítaný v súlade s vykonávacím predpisom k Občianskemu zákonníku (ktorým je nariadenie Vlády SR č. 87/1995 Z. z; v súčasnosti definovaný ako percentuálny úrok z omeškanej sumy za rok). Zmluvná pokuta je taktiež počítaná ako percentuálny úrok z omeškanej sumy, avšak tento úrok je stanovený pre každý deň omeškania (nie pre jeden rok).

Áno, ubytovaná osoba má možnosť vidieť predpokladanú kumulatívnu sumu pre viacero platobných období dopredu. V prípade zaplatenia vyššej ako požadovanej sumy dopredu, je zvyšná suma považovaná za finančnú zábezpeku pre budúce platobné obdobia.

Systém pracuje so všetkými internátmi súčasne (nenasadzuje sa pre každý internát osobitne), preto automaticky overuje, či je daná osoba ubytovaná na ktoromkoľvek internáte a upozorňuje na prípadé konflikty. Jedna osoba môže byť ubytovaná v jednom čase len na jednej izbe v rámci všetkých internátov, môže však platiť za viac ako jedno lôžko na danej izbe.

Vytvorením nového ubytovania pre danú osobu sa automaticky ukončuje predchádzajúce ubytovanie tejto osoby (bez nutnosti ukončiť toto ubytovanie manuálne).

Podporovaných je hneď niekoľko prístupov: explicitne určené pohlavie pre konkrétnu izbu, automatické stanovenie pohlavia izby podľa aktuálne ubytovaných osôb, a taktiež prístup bez obmedzenia pohlavia. V prípade, ak sa použije automatické obmedzenie pohlavia, tak toto obmedzenie platí vždy len v konkrétnom časovom intervale (jeden mesiac môžu na izbe bývať muži, ďaľšie dva týždne ženy, ale nikdy nie viacero pohlaví súčasne).

Áno, osoby ubytované na izbe určujú takzvané automatické pohlavie izby v čase, a systém umožňuje podľa tohto automatického pohlavia aj vyhľadávať.

Izby je možné vyhľadávať podľa internátu, bloku, názvu, kapacity, voľnej kapacity (v čase), pohlavia izby (aj automaticky určeného), ubytovaných osôb, ako aj všetkých ostatných parametrov, ktoré s izbou priamo alebo nepriamo súvisia.

Áno, systém umožnuje zobrazenie obsadenosti izieb, a to ako celkovej obsadenosti, tak aj obsadenosti po mesiacoch (vyjadrené percentuálne alebo počtom lôžkonocí). Systém navyše podporuje predikciu obsadenosti izieb do budúcnosti, presnejšie určuje aká by bola obsadenosť izby, keby na nej zostali bývať aktuálne ubytované osoby.

Systém umožnuje evidenciu cien izieb pre jednotlivé cenové hladiny dvomi spôsobmi. Prvým spôsobom je explicitné určenie ceny pre každú cenovú hladinu osobitne, druhým spôsobom je určenie ceny základnej cenovej hladiny spolu s koeficientami, ktoré určujú ceny ostatných cenových hladín ako príslušný násobok základnej cenovej hladiny.

Odporúčané je určenie jednej ceny pre základnú cenovú hladinu a koeficientov ktoré určujú ceny ostatných cenových hladín ako príslušný násobok základnej cenovej hladiny. Výhoda tohto prístupu je, že v prípade zmeny ceny izby stačí zmeniť cenu základnej cenovej hladiny a všetky ostatné cenové hladiny sa prepočítajú automaticky.

Áno, aj v prípade keď je cena pre danú cenovú hladinu odvodená od základnej cenovej hladiny (príslušným koeficientom) je možné túto cenu manuálne prepísať inou sumou.

Áno, v prípade nevyhnutnosti je možné zmeniť cenník aj počas prebiehajúceho platobného obdobia. Ak splatnosť platby za toto platobné obdobie už nastala a cena sa zvýšila (je vyžadovaný doplatok), určí systém automaticky dátum splatnosti rozdielu medzi pôvodnou a novou cenou.

Dátum platnosti určuje od akého dátumu počíta systém odpočty pohľadávok podľa nového cenníka. Dátum zverejnenia má vplyv na dátum splatnosti pohľadávky, pre ktorú platí nový cenník. V prípade, ak je cena známa dostatočne dopredu (dátum zverejnenia) je nový cenník použitý priamo pri výzve k ďaľšej platbe, v opačnom prípade sa splatnosť pohľadávky určuje ako príslušný počet pracovných dní od dátumu zverejnenia nového cenníka.

Cenníky určujú ceny pre jednotlivé izby a nie pre jednotlivca. Počas procesu ubytovania osoby je však priamo pri vytváraní ubytovania možné určiť (mesačnú) cenu pre jednotlivca, v prípade ak je takáto cena určená, tak sa cena z cenníkov ignoruje.

Výstupy pre potreby účtovníctva sú riešené prostredníctvom reportov generovaných vo formáte XLSX (pre program Excel) a obsahujú informácie o všetkých platbách, ubytovaniach, kauciách aj škodách.

Finančné reporty sa generujú v pravidelných intervaloch automaticky bez akéhokoľvek zásahu obsluhy, a sú automaticky odosielané emailom na príslušné finančné alebo účtovné oddelenie. Z pohľadu obsluhy je finančný reporting v rozhraní systému neviditeľný.

Vo výstupoch pre reporting sú dostupné rôzne pohľady, pracovať je preto možné ako so spoločnými výstupmi pre osoby, tak aj s výstupmi pre internáty.

Áno, všetky platby z bankového výpisu spolu s detailnými informáciami o ich stave (napárované, nenapárované prípadne ignorované) sú dostupné vo finančnom reporte.

Pre rýchle overenie správnosti údajov vo finančnom reporte je dostupná overovacia tabuľka, ktorá porovnáva predpisy platieb a stavy odpočtov so stavom konta.

Vo finančných reportoch sú predpripravené filtre, s ktorými je možné pracovať podľa potreby, a to vrátane filtrovania typu ubytovania.